I software gestionali in cloud per hotel (scidoo.com è uno dei più conosciti) sono uno strumento estremamente utile per ottimizzare l’amministrazione della tua attività ricettiva. Le molteplici funzionalità di cui sono dotati semplificano e rendono più rapido lo svolgimento tutte quelle operazioni quotidiane che, richiedendo estrema attenzione e precisione, comportano un elevato dispendio di tempo ed energie. Tra le diverse tipologie di software gestionali in cloud per hotel attualmente disponibili sul mercato -il sito Direzione Hotel ha stilato la classifica dei 5 migliori– , è importante scegliere quella più adatta alle tue esigenze. Devi infatti essere certo che, tra i vari servizi offerti, rientrino le opzioni più utili per il management del tuo business.
Quali caratteristiche scegliere?
La funzione primaria di un software in cloud gestionale per hotel è quella di semplificare, velocizzare e rendere maggiormente efficienti le operazioni necessarie ad amministrare una struttura ricettivo-alberghiera. Questo comporta che, fra le varie opzioni presenti all’interno del programma, è indispensabile sia presente un elevato livello d’interazione multitasking. Le sezioni interne al software, ognuna dedicata a uno specifico settore operativo, devono infatti essere in grado di comunicare efficientemente fra loro. Registrare dei dati all’interno di un singolo modulo è un’operazione che deve andare a incidere istantaneamente sull’organizzazione e struttura degli altri moduli, così da armonizzare l’intero management gestionale e offrirti una visione d’insieme sempre completa e aggiornata dell’attuale stato della tua attività. Tra le schede e i moduli previsti dal software, devi inoltre controllare che siano presenti tutte le opzioni di cui hai bisogno.
Ti segnaliamo di seguito alcune delle funzioni più utili che può offrire un gestionale in cloud per hotel.
Gestione delle prenotazioni online: opzione fondamentale che ti consente di evitare overbooking o l’accavallamento delle prenotazioni. Acquisendo la prenotazione online, il software gestionale blocca automaticamente sia le date che le camere richieste, in modo che non risultino più disponibili.
Pagamento elettronico e gestione delle fatture: attivando questa funzionalità puoi decidere se, al momento della prenotazione, il cliente dovrà versare l’intero importo dovuto per il suo soggiorno o consentirgli di corrispondere un acconto, dal saldare in un secondo momento. Avrai dunque a sempre a disposizione una scheda che ti consente di controllare i pagamenti effettuati da ogni singolo cliente, senza incorrere nel rischio di perdere di vista le somme già versate o quelle ancora dovute.
Gestione del personale: organizzare i turni di lavoro del personale e le mansioni cui sono addetti è essenziale per assicurare alla tua struttura la massima efficienza e operatività. Grazie a questo strumento, infatti, potrai controllare in ogni momento i servizi attivi e quelli mancanti, modificandoli in base alle necessità tue o dei tuoi dipendenti.
Piani tariffari dinamici: poter preimpostare differenti opzioni di costo e soggiorno è una funzione che ti consente di risparmiare un ingente quantità di tempo e di lavoro. Potrai infatti selezionare diverse tariffe a seconda del periodo dell’anno in cui vengono affittate le camere, senza la necessità di cambiarne continuamente il costo standard e aggiornarlo di volta in volta.
L’importanza del cloud
Scegliere un software che dialoga contemporaneamente con tutti i dispositivi dedicati alla gestione della tua struttura ricettiva ti permette d’installare il programma su un solo macchinario ed evitare di aggiornare costantemente tutti gli altri. Questo modello di archiviazione consente ai dispositivi in tuo possesso di evitare un sovraccarico di dati, rischiando conseguentemente dei crash di sistema e la cancellazione degli stessi. Mantenere tutti i dati su server in cloud azzera il rischio di perderli anche a fronte di un malfunzionamento del computer o degli altri dispositivi su cui sono stati caricati. La tenuta su server in cloud di tutte le operazioni relative alla gestione della struttura ti permette infatti di eseguire in qualsiasi momento un backup completo dei dati precedentemente salvati e averli immediatamente di nuovo a tua disposizione.
Conclusioni
Il software gestionale in cloud per hotel è uno strumento nato allo scopo di velocizzare e semplificare le attività dell’intera struttura del management alberghiero. Per acquistare lo strumento più adatto alle tue necessità, devi prima di tutto avere un’idea chiara delle funzioni e delle opzioni di cui necessiti. Le strutture ricettive si differenziano infatti per dimensioni, servizi offerti e personale dipendente. Scegliere un software che ti consenta di personalizzare i moduli e le schede che lo compongono a seconda delle tue necessità, è essenziale per raggiungere la semplificazione gestionale che desideri e l’incremento dell’efficienza e produttività della tua attività.