La conservazione digitale (approfondisci qui https://www.savinosolution.com/conservazione-digitale/) è un processo normato dalla legge per il quale è possibile digitalizzare una copia di un documento e distruggere l’originale cartaceo senza incorrere in sanzioni. Questa pratica serve a garantire l’autenticità di ogni documento ma anche la sua integrità e leggibilità nel tempo, la reperibilità dello stesso in qualunque momento e la sua autenticità.
La procedura di conservazione digitale è garantita da due elementi molto importanti: la firma digitale e la marca temporale. Grazie a questi due elementi i documenti conservati digitalmente hanno valore legale e soprattutto sono immodificabili nel tempo.
Non tutta la documentazione, però, ha la necessità di una conservazione digitale. Quella che può essere sottoposta a questo processo è la documentazione contabile e amministrativa di aziende e di pubbliche amministrazioni, le fatture sia attive che passive, i libri giornalieri, i bilanci, i documenti di trasporto e così via. I documenti in conservazione digitale possono essere consultati in formato pdf, jpg, txt e tiff.
Conservazione digitale: cosa dice la normativa sulla conservazione digitale
La pressante necessità di poter conservare i documenti in modo più agevole e puntuale, rinunciando all’anacronistica carta e preservando così anche l’ambiente ha fatto sì che il legislatore mettesse mano alla materia e pensasse a norme per regolamentare la conservazione digitale. La norma che spiega tutti i segreti della conservazione digitale è il DPCM del 3/12/2013 che si aggiunge all’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e dà valore ai documenti trattati con la conservazione digitale nonché ne disciplina l’utilizzo.
Protagonista indiscusso di questo processo è la figura del conservatore che è quella preposta all’erogazione della conservazione digitale e alla conservazione dei documenti. Il conservatore deve avere autorizzazione ministeriale e accreditamento da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale, nota con l’acronimo AgID. Per quanto riguarda, invece, la conservazione digitale di documenti tributari e fiscali, le norme che la regolano sono stabilite da un decreto pubblicato il 17 giugno del 2014 a cura del Ministero dell’Economia e delle Finanze che ne stabilisce aspetti tecnici e validità legale.
Quali sono gli obblighi del conservatore
La figura del conservatore, quindi, è di vitale importanza per quanto riguarda il processo di conservazione digitale. Si tratta di colui che, apponendo la propria firma digitale, testimonia la veridicità del documento e assume la responsabilità della sua corretta gestione e conservazione nel tempo. Fra i suoi compiti più importanti c’è quello del costante monitoraggio per verificare il corretto funzionamento degli strumenti di conservazione digitale nonché quello di verificare almeno ogni cinque anni l’integrità della documentazione archiviata.
Ovviamente rientra nelle sue responsabilità anche garantire la massima sicurezza della documentazione conservata digitalmente ed impedire l’accesso agli archivi a persone non autorizzate. Infine il conservatore ha l’obbligo di mettere gli archivi a disposizione delle autorità competenti in caso di visite ispettive o di vigilanza e di aiutarle – in prima persona o mettendo a disposizione risorse specifiche – nel reperimento di ogni tipo di informazione possa essere utile per un controllo o per un’indagine tributaria e fiscale.
I vantaggi della conservazione digitale
I vantaggi della conservazione digitale sono molteplici, tanto che sta diventando un sistema sempre più richiesto da parte di aziende ed enti pubblici. Innanzitutto la conservazione digitale consente di rendere più efficienti i processi organizzativi di un ufficio poiché rende facilmente reperibili i documenti e spinge ad un maggior controllo della documentazione e quindi abbassa il livello di errore.
Inoltre la conservazione digitale permette di risparmiare spazio perché rende inutile un archivio cartaceo e tempo perché non è più necessario dover impiegare ore e ore nell’archiviazione di ogni documento cartaceo prodotto. Infine, grazie a questo sistema si risparmia di conseguenza anche denaro perché le ore dei dipendenti che sono impiegati nell’archiviazione possono essere sfruttate in modo più produttivo. Non va trascurato, poi, un altro aspetto molto importante: in caso di visite ispettive con la conservazione digitale il reperimento della documentazione richiesta per i controlli è molto più semplice e veloce.